¿Va a contratar a su primer empleado y le gustaría dotarse de una solución de nóminas adaptada a sus necesidades? ¿Utiliza Excel pero quiere profesionalizar sus nóminas? Las nóminas pueden resultar complicadas para los empresarios, dadas las numerosas y cambiantes normativas. ¿Qué programa informático debe utilizar para confeccionar una nómina en línea conforme y facilitarle la vida?
Software interno de nóminas
Ventajas del software interno de nóminas
Implantar un software interno de nóminas tiene ventajas evidentes, entre las que se incluyen:
- Usted gestiona su nómina con total autonomía: el editor sólo actúa como soporte en caso de anomalía detectada por sus usuarios o de necesidad de implementar cambios en su software,
- Tienes acceso ilimitado a tus datos en cualquier momento, incluso sin Internet,
- No dependes de una empresa de alojamiento y aseguras tus datos internamente.
¿Cuánto cuesta un programa de nóminas interno?
El coste de adquisición del software consiste en la compra de una licencia por puesto de trabajo. El software de nóminas es «On-premise», es decir, se instala directamente en los ordenadores o servidores de la empresa.
Sin embargo, además del coste de adquisición del programa informático, hay que tener en cuenta gastos adicionales como las actualizaciones (vinculadas a la evolución normativa y técnica), así como los costes de formación de los usuarios (formación inicial y formación vinculada a las distintas actualizaciones). Además, tendrá que dedicar una persona a su uso, o incluso un equipo para mantenerlo.
En resumen, el cálculo de la inversión que supone la compra de un software de nóminas debe tener en cuenta :
- El precio inicial del software de nóminas (compra de la licencia) ;
- Costes relacionados con las actualizaciones (hasta un 50% adicional al precio del software de nóminas);
- Formación de usuarios ;
- El coste laboral representado por el empleado (RRHH, gestor de nóminas o contable) encargado de la gestión de las nóminas a través de este
- software.
¿Para qué empresas es adecuada esta solución de nóminas? Su rentabilidad depende del número de empleados de su empresa. Se acepta que si la plantilla de la empresa es inferior a 25 empleados, la elaboración interna de sus nóminas mediante la implantación de un software de nóminas «On premise» tiene pocas ventajas. De hecho, las limitaciones organizativas que esto representa (equipo dedicado, formación, etc.) y el coste que conlleva no se adaptan bien a las pequeñas empresas.
Programa de nóminas en línea
Ventajas del software de nóminas en línea
Además del software implantado internamente, las soluciones de gestión de nóminas han evolucionado hacia soluciones «web». Con SaaS (software como servicio), el software de nóminas no lo aloja la empresa, sino el propio editor o un proveedor de servicios.
Este software de nóminas satisface las necesidades de las empresas que :
- por un lado, no desean externalizar sus nóminas a un proveedor de servicios externo (como un contable),
- pero, por otro lado, no disponen de un empleado o un equipo dedicado a la gestión de nóminas dentro de la empresa.
Se trata de una solución intermedia. Los editores de nóminas en línea ofrecen una solución más sencilla, a menudo más económica y adaptable en función de las necesidades a cubrir. Las ventajas de estas herramientas de nómina en línea son numerosas, entre ellas :
- Solución rentable para las nóminas;
- Actualizaciones normativas y evoluciones técnicas automáticas;
- Facilidad de uso de estas plataformas,
- Soporte y ayuda en línea incluidos,
- Alojamiento de datos con un proveedor de servicios y no en los servidores de la empresa.
¿Cuánto cuesta un programa de nóminas interno?
La empresa paga una cuota mensual en función del número de usuarios que utilicen el software. Algunos editores de programas de nóminas en línea ofrecen incluso fórmulas «a la carta» en función de las necesidades: nóminas sueltas, paquetes de nóminas, etc.
Existen diferentes ofertas en el mercado en función del tipo de empresa al que se dirijan. Por ejemplo, una empresa muy pequeña (menos de 10 empleados) no tiene por qué tener un empleado con conocimientos de nóminas. Por tanto, la empresa necesita un software de nóminas que sea muy fácil de usar e intuitivo. A menudo es esencial el apoyo de especialistas en la elaboración de nóminas.
Para las grandes empresas (como las PYME), lo importante puede ser la cobertura funcional del software. A menudo necesitan funcionalidades relacionadas (portal de RRHH para presentar las vacaciones, funcionalidad para realizar traslados de empleados, etc.) y herramientas para elaborar informes y dirigir la estrategia de RRHH.
La elección del software de nóminas en línea debe hacerse en función de múltiples variables, entre ellas :
- El público al que va dirigido el software (VSE, start-ups, ETI, grandes empresas, etc.): debe elegir un editor que conozca las características específicas de su empresa y sus retos;
- La cobertura funcional que desee: elabore sólo las nóminas de sus empleados o equípese con otros módulos de RR.HH., funciones de contabilidad o una caja fuerte electrónica, por ejemplo.
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