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Pymes: ¿cuáles son las herramientas esenciales para ganar en productividad?

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Para las PYME, el tiempo es un recurso precioso. Cada minuto es una oportunidad para desarrollar su negocio. Por ello, es importante hacer todo lo posible para aumentar la productividad. Para ello, lo mejor es armarse de herramientas que aumenten su eficacia diaria. Hemos seleccionado cinco de ellos.

Una herramienta para editar y firmar electrónicamente sus PDFs

Editar un PDF es a menudo como una carrera de obstáculos. Nos encontramos con que pasamos varios minutos frente a la pantalla para cambiar una palabra o una simple frase. Para no perder demasiado tiempo, son muy útiles las herramientas en línea para editar documentos. Por ejemplo, con PDF Smart es posible transformar un PDF en unos segundos, e incluso firmarlo. Por lo tanto, no es necesario imprimirlo. Con sitios como éste, editar un documento ya no es una misión.

Una suite ofimática para facilitar la colaboración

En 2023, muchas pequeñas y medianas empresas seguirán utilizando la bandeja de entrada del correo electrónico para colaborar con sus equipos. Sin embargo, hay soluciones mucho más prácticas, como las suites ofimáticas. Son indispensables para garantizar una buena colaboración entre todos los empleados. Están equipados con una amplia gama de funciones de gestión de documentos, desde texto hasta hojas de cálculo e incluso presentaciones.

Existe una amplia gama de ellos en el mercado. Microsoft 365, LibreOffice o WPS Office. La suite de productividad Workspace también ofrece una serie de funciones que permiten a las personas trabajar juntas de forma eficiente. Por ejemplo, puedes seguir los cambios realizados en un documento, añadir comentarios o sugerencias, colaborar simultáneamente… Las posibilidades son numerosas.

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Una solución para gestionar las redes sociales

Una vez que hayas creado tus cuentas en Facebook, Instagram, TikTok, y , tienes que sacarles el máximo partido. Para ello, se recomienda armarse de una solución de gestión de redes sociales. Dispone de funciones para gestionar fácilmente sus publicaciones desde un intuitivo panel de control. Desde el panel de control, una PYME puede planificar las publicaciones en una o varias plataformas sociales a la vez.

Algunas herramientas permiten incluso programar publicaciones de forma recurrente, lo que ahorra un tiempo considerable en el día a día. Las soluciones de este tipo suelen ser colaborativas, lo que permite una mayor eficacia.

Algunos también tienen una pestaña de análisis, lo que es una verdadera ventaja. Una PYME puede seguir el rendimiento de sus actuales campañas en los medios sociales, descubrir las publicaciones que han tenido mejor rendimiento y adaptar sus acciones.

Software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Durante mucho tiempo, el software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) estaba reservado a las grandes empresas. ¿La razón? Su accesibilidad y coste. Sin embargo, esto es cosa del pasado. El mercado ha crecido mucho y los CRM se han multiplicado. Hoy en día, las PYME pueden obtener uno a un coste menor.

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Los CRM permiten centralizar, optimizar y analizar toda la información de los clientes, que se recoge a través de diversos intercambios: correos electrónicos, encuestas, conversaciones telefónicas, etc. El software también contiene datos de contacto de los clientes, como su número de teléfono o sus perfiles en las redes sociales.

También dispone de funciones de automatización, lo que permite establecer tareas automatizadas para los distintos procesos de la empresa: marketing, ventas, atención al cliente…

Es una herramienta valiosa que mejora enormemente la eficacia de los equipos. También es muy útil para crear campañas de prospección o fidelización ultraprecisas.

En resumen, el CRM se utiliza para optimizar las interacciones con los clientes y los posibles clientes. ¿El objetivo? Para satisfacerlos en todos los sentidos.

Una herramienta para gestionar su contabilidad

La contabilidad no suele ser divertida. Es complejo y requiere mucho tiempo. Para ir más rápido y poder concentrarse en las tareas de valor añadido, es preferible equiparse con una herramienta de gestión contable. Le permite gestionar su tesorería, editar facturas y presupuestos, hacer un seguimiento de sus gastos en tiempo real y, en ocasiones, incluso calcular el IVA automáticamente. Todo ello, desde un único panel de control. Esto lo convierte en un aliado esencial para una PYME.

Herramientas muy sencillas como éstas ahorran un tiempo precioso en el día a día, facilitan la colaboración y simplifican los procesos. En otras palabras, son fundamentales para optimizar su organización y aumentar la productividad.

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Tras una licenciatura en economía, un máster en gestión estratégica y 18 meses de viaje por todo el mundo, empecé a trabajar como redactor de páginas web.