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Por qué ha llegado el momento de liberarse del correo electrónico

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Todos los trabajadores del conocimiento han sido víctimas del correo electrónico. Las dificultades que crea adoptan muchas formas, pero todos tenemos una mala aventura que contar. Quizás fue la vez que enviaste un informe importante a la persona equivocada (¿cómo sabías que había dos John Smiths en tu organización?). Quizás te quedaste sin querer fuera de una cadena de correos electrónicos cruciales sin darte cuenta cuando el proyecto llevaba varias semanas en marcha, y tuviste que ponerte al día. Otros, por su parte, pueden haber sido víctimas de uno de los 3.400 millones de correos electrónicos de phishing que se envían cada día (de hecho, el 94% del malware se transmite por correo electrónico).

O tal vez esté cansado de borrar mensajes de respuesta y buscar información en su bandeja de entrada cuando podría concentrarse en el trabajo para el que fue contratado.

En 2022, no necesitamos hacernos esto en el trabajo. Hay formas mejores, más ágiles y más adaptables de comunicarse y colaborar. Por ejemplo, mediante una sede digital, un espacio centralizado que simplifica el trabajo entre empleados, sistemas, socios y clientes. Su adopción rompe las barreras geográficas y permite a los usuarios elegir dónde, cuándo y cómo trabajar. El correo electrónico ya no tiene cabida en una organización que ha establecido una sede digital.

Entonces, ¿por qué seguimos siendo tan dependientes de ella y cuáles son los beneficios de prescindir definitivamente de esta tecnología obsoleta?

Por qué las organizaciones luchan por escapar del correo electrónico

Hay varias razones por las que el correo electrónico es tan persistente en las comunicaciones empresariales, décadas después de su creación. El principal es el hábito cultural: las empresas utilizan el correo electrónico porque, bueno, ¡siempre lo han utilizado! También puede ser un signo de problemas más profundos, ya que el correo electrónico tiende a ser un componente central de suites de software más amplias que no han sido actualizadas significativamente en años.

La razón por la que nos hemos acostumbrado a utilizar el correo electrónico es porque hubo una época (hace mucho tiempo) en la que servía para nuestras necesidades. Cuando sólo se comunicaba con unas pocas personas dentro o fuera de la empresa, y antes del auge de los sofisticados ataques de malware, el correo electrónico podía ser eficiente. Pero el trabajo ha cambiado desde entonces. Por desgracia, el correo electrónico no ha podido seguir el ritmo.

Hoy en día, el trabajo es más interfuncional, disperso y flexible que nunca. Muchos de nosotros tenemos que colaborar regularmente con equipos de diferentes departamentos, zonas horarias y organizaciones. La naturaleza rudimentaria de la bandeja de entrada -en la que cada correo electrónico se amontona sobre el siguiente sin sentido de la importancia o la urgencia- ya no se adapta a las complejidades del trabajo actual.

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Aunque la familiaridad puede resultar atractiva a primera vista, el coste en términos de eficiencia y gasto no merece la pena. En lugar de refugiarse en herramientas anticuadas, es mejor salir a probar algo nuevo y cosechar los beneficios.

¡Y esto no es ajeno a la tecnología! En nuestra vida personal, utilizamos aplicaciones modernas y bien diseñadas para estar en contacto con nuestros amigos y familiares. Nos comunicamos dinámicamente en grupos, compartimos fotos, vídeos, mensajes de voz… ¿Cuándo fue la última vez que mantuvo una conversación limitada estrictamente a los SMS? Es hora de exigir a nuestras herramientas empresariales el mismo nivel de exigencia que a nuestras vidas personales.

Aprovechar las ventajas de una sede digital sin correo electrónico

Gran parte de la resistencia del correo electrónico es que los viejos hábitos son difíciles de erradicar. Por eso, si está preparado para dejar atrás la era del correo electrónico, merece la pena que se recuerde a sí mismo y a su empresa las ventajas que le esperan.

Una de las principales ventajas de pasar de las comunicaciones en silos de la bandeja de entrada a una plataforma de mensajería basada en canales es que se puede organizar el trabajo en torno a temas, proyectos o iniciativas. Esto facilita la colaboración diaria en toda la organización. Todo el mundo en un canal tiene acceso a la misma información y puede ver las prioridades al instante, en lugar de pasar horas rebuscando en una bandeja de entrada sobrecargada.

También es mucho más fácil ponerse al día cuando se trabaja de forma asíncrona (es decir, cuando los equipos no colaboran en directo). Esta capacidad de trabajar de forma asíncrona es un pilar central de los actuales entornos de trabajo híbridos y flexibles y de las sedes digitales conectadas, inclusivas y agnósticas.

En Doctolib, la adopción de un cuartel general digital ha tenido un fuerte impacto en la reducción del correo electrónico y la ruptura de los silos. Los equipos pasaron del correo electrónico a su plataforma de colaboración basada en canales, lo que les permitió centralizar todas las comunicaciones.

Anteriormente, los empleados de Doctolib solían enviar correos electrónicos cada vez que había alguna noticia que compartir. Ahora toda esta información está en un solo lugar, y también ha aumentado la cantidad de interacción con los empleados en vivo. También están muy contentos de haber acabado con el famoso «responder a todos», que se estaba convirtiendo en un problema… ¡sobre todo cuando 1.500 personas reciben un correo electrónico que no se refiere específicamente a ellos!

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Lo mismo ocurre en Lift, donde las conversaciones por correo electrónico carecían de fluidez debido a la lentitud del sistema. En los canales de su plataforma de correo electrónico, pueden discutir fácilmente la gestión diaria de los proyectos. Y esta fluidez es muy valiosa para una organización de este tipo.

Pero esta forma de comunicar no sólo es transformadora a nivel interno. Hoy en día, puede introducir en sus canales a socios, clientes, proveedores y demás de forma segura. Incluso puede utilizar integraciones y automatizaciones para conectar otras herramientas, o para agilizar tareas manuales repetitivas y de poco valor.

A la luz de estos beneficios, el correo electrónico se desenmascara como la tecnología del siglo pasado.

Evolución de su organización a partir del correo electrónico

Cambiar uno de sus principales modos de comunicación empresarial puede parecer una perspectiva desalentadora. Pero no se trata de eliminar el correo electrónico y establecer un nuevo sistema de la noche a la mañana. Si está preparado para probar una alternativa, o si quiere convencer a otros actores de la empresa de sus ventajas, empiece con algo pequeño.

Esto puede significar un periodo de prueba con un solo equipo. Asegúrese de comunicar los objetivos de la prueba y dé a todos la oportunidad de dar su opinión sobre lo que funciona y lo que no. Es probable que los resultados hablen por sí mismos, y entonces podrá considerar la posibilidad de ampliar la solución.

El año pasado se enviaron 320.000 millones de correos electrónicos, y esa cifra sigue creciendo. Acabar con la dependencia del mundo empresarial del correo electrónico exigirá un compromiso con mejores formas de trabajar. Pero dadas las ventajas, desde la agilización de los procesos hasta la mejor coordinación entre los equipos, no debemos ver esto como un reto, sino como una oportunidad para hacer el trabajo más satisfactorio. Muchas organizaciones ya están tomando nota y cosechando los beneficios de un cuartel general digital verdaderamente ágil, desde la resolución más rápida de los problemas hasta un mayor compromiso del equipo.

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