Querer desplegar una solución de colaboración es una cosa, hacerlo correctamente es otra. Para no equivocarse durante la estructuración y el lanzamiento de su proyecto, el pliego de condiciones es esencial. Jamespot, el especialista francés en software de colaboración y lugares de trabajo digitales, ofrece una plantilla gratuita que le ayudará a crear el pliego de condiciones perfecto. Revela los pasos a seguir y los elementos a tener en cuenta a la hora de configurar su solución.
Definir sus necesidades, limitaciones y objetivos
Para llevar a cabo con éxito un proyecto de colaboración, es importante adoptar algunas buenas prácticas. La primera es plantearse preguntas estratégicas: ¿Cuáles son las cuestiones clave de mi proyecto? ¿Cuál es el perfil de los usuarios que utilizarán la herramienta? ¿Cuáles son las características esenciales de mi solución? Las respuestas facilitarán la cumplimentación del pliego de condiciones, ya que se identificarán los objetivos del proyecto.
Utilizando el modelo Jamespot, también descubrirá los pasos a seguir para desplegar con éxito su futura solución. En primer lugar, debe auditar la madurez digital de su organización e identificar la capacidad de sus equipos para adaptarse a los cambios tecnológicos. También es necesario enumerar las herramientas que se utilizan actualmente y su relevancia en la vida cotidiana. Esto le permite darse cuenta de que algunos de ellos no son lo suficientemente útiles o eficientes. A continuación, es necesario identificar cómo la futura solución ayudará a resolver estos problemas.
Todos los pasos mencionados por Jamespot le permitirán establecer el contexto de su proyecto de colaboración. También podrá utilizar las diferentes preguntas formuladas para definir sus necesidades, limitaciones y objetivos. Podrá contestarlas en unas pocas líneas, o marcando las respuestas sugeridas.
Elija sus características
Para optimizar la colaboración y la comunicación interna dentro de su organización, ciertas características son esenciales. En este libro electrónico, Jamespot presenta algunas de ellas incluidas en su solución. Entre ellos, Fast Intranet. Como su nombre indica, es una herramienta que le permite diseñar su propia intranet corporativa sin necesidad de saber codificar. Todo lo que tienes que hacer es mover los widgets, lo que simplifica enormemente el proceso de creación.
Para las videoconferencias, Diapazone también es muy práctico. Incluye un conjunto de aplicaciones dedicadas a la animación de reuniones a distancia. Puede crear encuestas, gestionar la asistencia, utilizar un chat en tiempo real y generar actas automáticamente. Todas estas funciones ayudan a orquestar las reuniones con eficacia y a humanizar los intercambios, incluso cuando se trabaja desde casa. Para descubrir las otras ocho características mencionadas por Jamespot, descargue el libro electrónico.
Este modelo de pliego de condiciones también le permitirá tener a mano todos los elementos necesarios para el éxito de su proyecto: partes interesadas, precio, restricciones de seguridad informática… En definitiva, tendrá las claves en la mano para desplegar correctamente su solución colaborativa.
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